Miten järjestö voi rakentaa itselleen taloushallinnon, joka säästää aikaa, täyttää avustusehdot ja tuo varmuutta toimintaan sekä palvelee toiminnan johtamista? Hyvä lähtökohta on toimiva kumppanuus tilitoimiston kanssa. Toimivassa kumppanuudessa vuorovaikutteinen viestintä on järjestelmällistä sekä järjestö on tunnistanut omat tarpeensa ja saa niitä vastaavia palveluita tilitoimistolta.

Olen nähnyt useita kertoja, kuinka viime kädessä tilitoimiston valinta on perustunut myyjän tai kirjanpitäjän oletettuun ystävällisyyteen. Tai sitten on kysytty suosituksia tutulta yhdistykseltä, vaikka kahden eri järjestön tarpeet ovat usein hyvin erilaisia. Tilitoimistoa valittaessa on ensimmäisenä muistettava, ettei järjestö ole valitsemasta kirjanpitäjästä itselleen työntekijää vaan yritystä sopimuskumppaniksi. Ystävällisyys ja yhteinen sävel on toki tärkeää, mutta muutakin kannattaa huomioida.

Miten tilitoimisto sitten tulisi valita? Asian voi toki hoitaa puhtaana hintavertailuna, mutta
pidemmällä aikavälillä viisaaksi osoittautuvia päätöksiä on helpompi tehdä, jos valinnassa painotetaan laadukasta ja järjestöjä aidosti tuntevaa tilitoimistopalvelua.

1. Mitä olette ostamassa

Haluatteko ostaa kirjanpitoa, kärjistetysti sanottuna kirjauksia ja tilinpäätöstä, vai laajemmin taloushallinnon palveluita?

Joillekin järjestöille tilitoimisto on ensisijaisesti vuosittaisen tilinpäätöksen toimittaja. Silloin on hyvä muistaa, että taloudenpidon on oltava kunnossa läpi vuoden. Esimerkiksi palkat, päivärahat ja kilometrikorvaukset pitää ilmoittaa palkkarekisteriin seitsemän päivän kuluessa. Se sitoo ainakin yhden työntekijän tai luottamushenkilön hoitamaan kuukausittain tiettyinä päivämäärinä hallintoa (lisäksi hänelle pitäisi olla varahenkilö sairaslomien ajaksi). Muita tilitoimistoille tyypillisesti annettavia tehtäviä ovat ostolaskujen käsitteleminen ja maksaminen sekä myyntilaskujen tekeminen ja lähettäminen.

Taloushallinnon ytimessä on talouden suunnitteleminen sekä toteutuneiden lukujen perusteella muodostettava näkemys siitä, miten järjestön talous voi ja kehittyy. Yksi usein esiintyvä harhaluulo on, että kirjanpitäjä hoitaa sen. Talouden suunnittelua ei voi koskaan kokonaan ulkoistaa, mutta tilitoimisto voi olla sen hoitamisessa apuna ja antaa arvokkaita neuvoja.

Useat tilitoimistot tarjoavat myös raportointipalveluita. Perusmuotoiset raportit ovat saatavilla jo lähes kaikissa tilitoimistojen omissa käyttöliittymissä. Niiden lisäksi järjestöllä voi olla tarve kassavirtalaskelmalle, joka auttaa johtoa seuraamaan miten käteisvarat riittävät. Isommat järjestöt voivat integroida tilitoimiston tiedot omiin talousraportoinnin järjestelmiinsä. Silloin tilitoimiston apua voidaan tarvita tietojen tulkintaan ja raporttien suunnitteluun sekä lainsäädännön muutosten seurantaan.

2. Mitä avustuksia järjestö saa?

Kaikki tilitoimistot osaavat tehdä kirjanpidon oikein eli lakien ja asetusten mukaan. Sen lisäksi kirjanpito on osattava tehdä selkeästi eli siten, että kuka tahansa toinen taloushallinnon ammattilainen pystyy näkemään mitä, miksi ja miten kirjanpito on tehty. Tämä mahdollistaa sen, että tilitoimistossa voidaan helposti tuurata kirjanpitäjää ettekä roiku yhden henkilön varassa.

Kirjanpidon oikeellisuus tai selkeys ei vielä tarkoita, että kirjanpito täyttää avustusehtojen vaatimukset.

Järjestöjen pitää muistaa kysyä ja käydä yhdessä tilitoimiston kanssa läpi mitä vaatimuksia juuri se teidän saamanne avustus asettaa kirjanpidolle. Sen jälkeen järjestön on suunniteltava itse toiminta niin, että se vastaa sovittua kirjanpitoa. Esimerkiksi jos järjestö saa STEA-avustusta ja palkattu henkilö tekee projektille vähemmän kuin kokoaikaista työpanosta, on henkilön työajoista pidettävä kirjaa. Työaikakirjanpidon perusteella kirjanpitäjä saa sitten oikeat palkkakulut kirjanpitoon. Tai vastaavasti jos avustusehtojen mukaan kyseiselle avustukselle ei saa kirjata poistoja, niin kirjanpitäjän kanssa on selvitettävä, voidaanko hankitut it-laitteet ja työpöydät kirjata tuloslaskelmalle vai menevätkö ne taseeseen. Tässä tarvitaan säännöllistä suunnittelua ja kommunikaatiota yhdessä tilitoimiston ja järjestön asiantuntijoiden kanssa.

Tilitoimistot sanovat usein, että järjestöjen (yhdistykset, säätiöt, osuuskunnat) kirjanpito hoituu heiltä siinä missä osakeyhtiöiden tai osuuskuntienkin. Tämä voi hyvinkin pitää monelta osin paikkansa, mutta merkittävä ero on juuri avustusten käyttöön liittyvässä asiantuntemuksessa. Mitä tarkempia avustusvaatimukset ovat, sitä tärkeämpää on, että tilitoimisto tuntee kyseisen avustusmuodon – tai on valmis perehtymään asiaan riittävästi.

Viime kädessä järjestö vastaa avustuksen käytöstä ja mahdollisesta palauttamisesta tai takaisinperinnästä. Tämän takia järjestön kannattaa laatia työntekijöilleen ja luottamushenkilöilleen tarvittavat taloushallinnon ohjeet (mm. matkustamisesta ja hankinnoista) sekä taloushallinnossa käytettävät kirjausohjeet. Niiden laatimiseen voi kysyä apua keskusjärjestöiltä, maakunnallisilta järjestöjä tukevilta yhdistyksiltä tai muilta asiantuntijoilta.

3. Iso vai pieni tilitoimisto

Henkilökemioiden lisäksi järjestöt painottavat usein tilitoimiston valinnassa sen kokoa ja sijaintia. Pienen tilitoimiston eduksi koetaan, että siellä asiakas saa enemmän huomiota, koska järjestö ei ole vain yksi kymmenien tai satojen asiakkaiden joukossa. Olennaisempaa olisi kuitenkin kysyä kuinka monta asiakasta kirjanpitäjällä on. Olen kuullut, että keskimäärin kirjanpitäjillä on 27 asiakasta. Se tarkoittaa sitä, että olitte pienen tai ison tilitoimiston asiakas, kirjanpitäjä ehtii käyttää kuukausittain asioidenne hoitoon viitisen tuntia.

Valitsitte sitten ison tai pienen tilitoimiston, on hyvä selvittää millä lailla nimetyn kirjanpitäjänne sijaistaminen on hoidettu. Isommassa sijaiset löytyvät helpommin, mutta on kokonaan eri asia, miten he ehtivät omien töidensä ohessa hoitaa sijaistamisen sekä miten heidät perehdytetään asioidenne hoitoon.

4. Tilitoimiston sijainti ja sähköinen taloushallinto

Yllättävän moni järjestö haluaa paikallisen tilitoimiston. Tilitoimiston sijainnin merkitys korostuu, jos kuitteja joutuu viemään tilitoimistoon kuukausittain. Olen itsekin kannellut kuittimappeja suuntaan jos toiseenkin, samalla tuskaillessani miten olisin voinut käyttää ne tunnit itse toimintaan.

Sähköisen taloushallinnon etuna on sekä vaivattomuus että tarpeettomien viiveiden välttäminen raportoinnissa. Sähköinen taloushallinto on oikea valinta myös silloin, kun järjestö haluaa jakaa talousraportit useammalle henkilölle tai puheenjohtaja ei halua tulla toimistolle allekirjoittelemaan kuitteja maksuun. (Selvyyden vuoksi todettakaan, että on myös järjestöjä, jotka pärjäävät ilman sähköistä taloushallintoa.)

Sähköinen taloushallinto mahdollista myös erilaiset automaatiot ja kytkennät muihin järjestelmiin. Ne kannattaa pitää ensisijaisina valintakriteereinä, kun mietitään, valitaanko Procountor, Netvisor, Heeros, Talenom Online vai joku muu.

5. Mitä se maksaa?

Minkä verran olette budjetoineet ulkopuoliselle kirjanpidon ja tilinpäätösten hoidosta? Tilitoimistot hinnoittelevat palvelunsa esimerkiksi kiinteällä kuukausihinnalla, joka pitää sisällään tietyn määrän tositteita tai tositteiden kirjaamisesta saatetaan veloitetaan erikseen. Pyytämällä muutaman tarjouksen näette helpommin mikä malli soveltuu teille paremmin.

Hinnan lisäksi on hyvä tiedostaa myös, miten tilitoimiston tehokkuus vaikuttaa lopulliseen laskutukseen: esimerkiksi eräs Suomen suurimmista tilitoimistoista käytti 45 minuuttia sähköisen työaikakirjanpidon tietojen vientiin kirjanpitoon, kun toiselta hieman pienemmältä meni siihen vain 20 minuuttia. Tästä erosta kertyi vuodessa noin kolme tuntia lisälaskutusta, mikä maksoi järjestölle 85 euron tuntihinnalla 255 euroa vuodessa.

Tilitoimistolle maksettava hinta on vain osa järjestön taloushallinnon kokonaiskustannuksesta. Järjestön tulisikin tilitoimistoa valitessa käydä läpi oman henkilöstänsä hoitamat taloushallinnon tehtävät ja niiden kustannukset. Järjestöt laskevat yllättävän harvoin omalle työlleen hintaan, mutta jos työntekijä käyttää jäsenlaskutukseen kolme työpäivää vuodessa niin mitä se maksaa ja voiko tilitoimisto hoitaa saman tehtävän halvemmalla? Kaikissa järjestöissä on aivan varmasti lähempänä ydintoimintaa olevia tehtäviä, joihin vapautuvat kolme työpäivää voidaan käyttää.

6. Lopuksi sopimukset kuntoon

Kirjanpitäjät eivät tiedäkään kuinka paljon heistä puhutaan etunimellä järjestöissä. He ovat järjestöille tärkeitä voimavaroja, mutta järjestöjen tulisi aina muistaa, että annelit ja pirjot eivät ole järjestön työntekijöitä. Heille ei voi lähettää sähköpostia ja käskeä tekemään avustuskirjanpitoa ylihuomiseksi, koska tilitoimistoyhteistyötä ei johdeta työnantajan direktio-oikeudella vaan yrityksen kanssa laaditulla sopimuksella.

Tilitoimiston kanssa tehtävä yhteistyö sujuu parhaiten, kun järjestö eli asiakas on ennalta määritellyt, mitä se tilitoimistolta missäkin vaiheessa kuukautta tai vuotta tarvitsee. Näistä asioista sovitaan sitten tilitoimistosopimuksessa samoin kuin aineiston toimitus- ja raportointipäivämääristä. Kirjanpidon valmistuminen ajoissa ei tarkoita vain se olevan valmiina luvattuna päivänä, vaan sen tulee nimenomaan olla ajoissa järjestön omaan tarpeeseen nähden. Milloin esimerkiksi ESR-maksatushakemuksen pitää olla EURA:ssa ja milloin kirjanpidon kuukausiraportin pitää siten olla valmiina? Siihen päälle on hyvä varata vielä pari työpäivää itsellekin aikaa maksatushakemuksen tekoon, ellei sitten myös maksatushakemusten laatimista ole sovittu tilitoimiston tehtäväksi.

Ainakin oma kokemukseni on, että järjestöjen kirjanpidon haasteissa on usein paljolti kysymys juuri omien prosessien laatimisesta ja kehittämisestä. Uuteen tilitoimistokumppaniin siirtyminen on monesti erinomainen hetki kiinnittää huomiota näihin asioihin.

Järjestöjen kannattaa huolehtia, että tilitoimiston kanssa tehdyssä sopimuksessa on riittävät sopimussakot, jotka auttavat varmistamaan, että sovitut työt tulevat tehdyksi. Järjestön vastuulla on seurata, että sovitut työt on tehty määräpäivään mennessä. Jos ne eivät ole, tulee siitä reklamoida heti. Tässä on hyvä muistaa se sama asia, että kirjanpitäjä ei ole alainen tai kollega. Tilitoimistosopimus on tehty yrityksen kanssa ja sovitusta laadusta on pidettävä kiinni. Hyvin järjestetty ja hoidettu taloushallinto on järjestön toiminnan jatkuvuuden ja kehittymisen ehdoton edellytys.

Yhteydenotot

Jarmo Pykälä

Jarmo Pykälä

Järjestötyön asiantuntija

+358 (0)40 586 2477
[email protected]

Voit lähettää minulle sähköpostia tai soittaa. Vastaan mielelläni kaikkiin mieltäsi askarruttaviin järjestön talous- ja hankehallinnon kysymyksiin.

Pin It on Pinterest