Miten valitset järjestölle tilitoimistokumppanin

1. Mitä olette ostamassa

Haluatteko ostaa kirjanpitoa, kärjistetysti sanottuna kirjauksia ja tilinpäätöstä, vai laajemmin taloushallinnon palveluita?

Joillekin järjestöille tilitoimisto on ensisijaisesti vuosittaisen tilinpäätöksen toimittaja. Silloin on hyvä muistaa, että taloudenpidon on oltava kunnossa läpi vuoden. Esimerkiksi palkat, päivärahat ja kilometrikorvaukset pitää ilmoittaa palkkarekisteriin seitsemän päivän kuluessa niiden maksamisesta. Se sitoo ainakin yhden työntekijän tai luottamushenkilön hoitamaan kuukausittain tiettyinä päivämäärinä hallintoa (lisäksi hänelle pitäisi olla varahenkilö sairauslomien ajaksi). Muita tilitoimistoille tyypillisesti annettavia tehtäviä ovat ostolaskujen käsitteleminen ja maksaminen sekä myyntilaskujen tekeminen ja lähettäminen.

Taloushallinnon ytimessä on talouden suunnitteleminen sekä toteutuneiden lukujen perusteella muodostettava näkemys siitä, miten järjestön talous voi ja kehittyy. Yksi usein esiintyvä harhaluulo on, että kirjanpitäjä hoitaa sen. Hallitus ei voi ulkoistaa vastuuta talouden suunnittelusta ja hoidosta, mutta tilitoimisto voi olla sen hoitamisessa apuna ja antaa arvokkaita neuvoja. Osa tilitoimistoista tarjoaa nykyisin myös talouspäällikkö tai talousassistenttipalveluita.

Useat tilitoimistot tarjoavat myös raportointipalveluita. Perusmuotoiset raportit ovat saatavilla jo kaikissa tilitoimistojen omissa käyttöliittymissä. Niiden lisäksi järjestöllä voi olla tarve kassavirtalaskelmalle, joka auttaa johtoa seuraamaan miten ja mihin asti käteisvarat riittävät. Isommat järjestöt voivat integroida tilitoimiston tiedot omiin talousraportoinnin järjestelmiinsä kuten esimerkiksi Accunaan. Silloin tilitoimiston apua voidaan tarvita tietojen tulkintaan ja raporttien suunnitteluun sekä lainsäädännön muutosten seurantaan. 

2. Mitä avustuksia järjestö saa?

Kaikki tilitoimistot osaavat tehdä kirjanpidon oikein eli lakien ja asetusten mukaan. Sen lisäksi kirjanpito on osattava tehdä selkeästi eli siten, että kuka tahansa toinen taloushallinnon ammattilainen pystyy näkemään mitä, miksi ja miten kirjanpito on tehty. Tämä mahdollistaa sen, että tilitoimistossa joku toinen voi helposti tuurata teidän kirjanpitäjäänne, ettekä roiku yhden henkilön varassa. Samoin se on tärkeää, jos joskus vaihdatte tilitoimistoa.

Kirjanpidon oikeellisuus tai selkeys ei vielä tarkoita, että kirjanpito täyttää avustusehtojen vaatimukset.

Järjestöjen pitää muistaa kysyä ja käydä yhdessä tilitoimiston kanssa läpi mitä vaatimuksia saamanne avustus asettaa kirjanpidolle. Sen jälkeen järjestön on suunniteltava itse toiminta niin, että se vastaa sovittua kirjanpitoa. Esimerkiksi jos järjestö saa STEA-avustusta ja palkattu henkilö tekee projektille vähemmän kuin kokoaikaista työpanosta, on henkilön työajoista pidettävä kirjaa. Työaikakirjanpidon perusteella kirjanpitäjä saa sitten oikeat palkkakulut kirjanpitoon. Tai vastaavasti, jos avustusehtojen mukaan kyseiselle avustukselle ei saa kirjata poistoja, niin kirjanpitäjän kanssa on selvitettävä, voidaanko hankitut it-laitteet ja työpöydät kirjata tuloslaskelmalle alle kolmen vuoden kalustoon vai menevätkö ne taseeseen ja poistoihin. Tässä tarvitaan säännöllistä suunnittelua ja kommunikaatiota yhdessä tilitoimiston että järjestönne taloushallinnon asiantuntijoiden kanssa.

Tilitoimistot sanovat usein, että järjestöjen (yhdistykset, säätiöt, osuuskunnat) kirjanpito hoituu heiltä siinä missä osakeyhtiöiden tai osuuskuntienkin. Tämä voi hyvinkin pitää monelta osin paikkansa, mutta merkittävä ero on juuri avustusten käyttöön liittyvässä asiantuntemuksessa. Mitä tarkempia avustusvaatimukset ovat, sitä tärkeämpää on, että tilitoimisto tuntee kyseisen avustusmuodon – tai on valmis perehtymään asiaan riittävästi.

Viime kädessä järjestö vastaa avustuksen käytöstä ja mahdollisesta palauttamisesta tai takaisinperinnästä. Tämän takia järjestön kannattaa laatia työntekijöilleen ja luottamushenkilöilleen tarvittavat taloushallinnon ohjeet (mm. matkustamisesta ja hankinnoista) sekä taloushallinnossa käytettävät kirjanpidon kirjausohjeet. Niiden laatimiseen voi kysyä apua keskusjärjestöiltä, maakunnallisilta järjestöjä tukevilta yhdistyksiltä tai muilta asiantuntijoilta. Myös me autamme mielellämme niiden kanssa.

3. Iso vai pieni tilitoimisto

Henkilökemioiden lisäksi järjestöt painottavat usein tilitoimiston valinnassa sen kokoa. Pienen tilitoimiston eduksi koetaan, että siellä asiakas saa enemmän huomiota, koska järjestö ei ole vain yksi kymmenien tai satojen asiakkaiden joukossa. Olennaisempaa olisi kuitenkin kysyä, kuinka monta asiakasta kirjanpitäjällä on. Olen kuullut, että keskimäärin kirjanpitäjillä on 27 asiakasta. Se tarkoittaa sitä, että olitte pienen tai ison tilitoimiston asiakas, kirjanpitäjä ehtii käyttää kuukausittain asioidenne hoitoon viitisen tuntia.

Valitsitte sitten ison tai pienen tilitoimiston, on hyvä selvittää millä lailla nimetyn kirjanpitäjänne sijaistaminen on hoidettu. Isommassa sijaiset löytyvät helpommin, mutta on kokonaan eri asia, miten he ehtivät omien töidensä ohessa hoitaa sijaistamisen sekä miten heidät perehdytetään asioidenne hoitoon.

4. Tilitoimiston sijainti ja sähköinen taloushallinto

Yllättävän moni järjestö haluaa paikallisen tilitoimiston. Tilitoimiston sijainnin merkitys korostuu, jos kuitteja joutuu viemään tilitoimistoon kuukausittain. Olen itsekin kannellut kuittimappeja suuntaan jos toiseenkin, samalla tuskaillessani sitä, miten olisin voinut käyttää ne tunnit itse toimintaan.

Sähköisen taloushallinnon etuna on sekä vaivattomuus että tarpeettomien viiveiden välttäminen raportoinnissa. Sähköinen taloushallinto on oikea valinta myös silloin, kun järjestö haluaa jakaa talousraportit useammalle henkilölle tai puheenjohtaja ei halua tulla toimistolle allekirjoittelemaan kuitteja maksuun. (Selvyyden vuoksi todettakaan, että on myös järjestöjä, jotka pärjäävät ilman sähköistä taloushallintoa.)

Sähköinen taloushallinto mahdollista myös erilaiset automaatiot ja kytkennät muihin järjestelmiin. Ne kannattaa pitää ensisijaisina valintakriteereinä, kun mietitään, valitaanko Procountor, Netvisor, Heeros, Talenom Online vai joku muu.

5. Mitä se maksaa?

Minkä verran olette budjetoineet ulkopuoliselle kirjanpidon ja tilinpäätösten hoidosta? Tilitoimistot hinnoittelevat palvelunsa esimerkiksi kiinteällä kuukausihinnalla, joka pitää sisällään tietyn määrän tositteita tai tositteiden kirjaamisesta saatetaan veloitetaan erikseen. Pyytämällä muutaman tarjouksen, näette helpommin mikä malli soveltuu teille paremmin.

Hinnan lisäksi on hyvä tiedostaa myös, miten tilitoimiston tehokkuus vaikuttaa lopulliseen laskutukseen: esimerkiksi eräs Suomen suurimmista tilitoimistoista käytti 45 minuuttia sähköisen työaikakirjanpidon tietojen vientiin kirjanpitoon, kun toiselta hieman pienemmältä meni siihen vain 20 minuuttia. Tästä erosta kertyi vuodessa noin kolme tuntia lisälaskutusta, mikä maksoi järjestölle 85 euron tuntihinnalla 255 euroa vuodessa.

Tilitoimiston valintaan liittyy piilokustannuksia, joita vain harva järjestö laskee tehdessään valintapäätöstä. Kyse on siitä, millaiseksi tilitoimiston ja järjestön välinen työnjako tulee muodostumaan ja kuinka paljon kirjanpitoon liittyvää työtä jää järjestön itsensä maksettavaksi. Tavoitteena tulisi olla järjestön työntekijöiden työajan säästäminen, ei se, että järjestö pyrkii säästämään tilitoimiston laskutuksessa hoitamalla kirjanpidon prosesseihin liittyviä asioita itse. Tilitoimistolle maksettava hinta on vain osa järjestön taloushallinnon kokonaiskustannuksesta. Järjestön tulisikin tilitoimistoa valitessa käydä läpi oman henkilöstänsä hoitamat taloushallinnon tehtävät ja laskea niiden kustannukset. 

6. Lopuksi sopimukset kuntoon

Kirjanpitäjät eivät tiedäkään kuinka paljon heistä puhutaan etunimellä järjestöissä. He ovat järjestöille tärkeitä voimavaroja, mutta järjestöjen tulisi aina muistaa, että annelit ja pirjot eivät ole järjestön työntekijöitä. Heille ei voi lähettää sähköpostia ja käskeä tekemään avustuskirjanpitoa ylihuomiseksi, koska tilitoimistoyhteistyötä ei johdeta työnantajan direktio-oikeudella vaan yrityksen kanssa laaditulla sopimuksella.

Tilitoimiston kanssa tehtävä yhteistyö sujuu parhaiten, kun järjestö eli asiakas on ennalta määritellyt, mitä se tilitoimistolta missäkin vaiheessa kuukautta tai vuotta tarvitsee. Näistä asioista sovitaan sitten tilitoimistosopimuksessa samoin kuin aineiston toimitus- ja raportointipäivämääristä. Kirjanpidon valmistuminen ajoissa ei tarkoita vain se olevan valmiina luvattuna päivänä, vaan sen tulee nimenomaan olla ajoissa järjestön omaan tarpeeseen nähden. Milloin esimerkiksi ESR-maksatushakemuksen pitää olla EURA:ssa ja milloin kirjanpidon kuukausiraportin pitää siten olla valmiina? Siihen päälle on hyvä varata vielä pari työpäivää itsellekin maksatushakemuksen tekoon, ellei sitten myös maksatushakemusten laatimista ole sovittu tilitoimiston tehtäväksi.

Ainakin oma kokemukseni on, että järjestöjen kirjanpidon haasteissa on usein paljolti kysymys juuri omien prosessien suunnittelusta, kirjaamisesta ja kehittämisestä. Uuteen tilitoimistokumppaniin siirtyminen on monesti erinomainen hetki kiinnittää huomiota näihin asioihin.

Järjestöjen kannattaa huolehtia, että tilitoimiston kanssa tehdyssä sopimuksessa on riittävät sopimussakot, jotka auttavat varmistamaan, että sovitut työt tulevat tehdyksi. Järjestön vastuulla on seurata, että sovitut työt on tehty määräpäivään mennessä. Jos ne eivät ole, tulee siitä reklamoida heti. Tässä on hyvä muistaa se sama asia, että kirjanpitäjä ei ole alainen tai kollega. Tilitoimistosopimus on tehty yrityksen kanssa ja sovitusta laadusta on pidettävä kiinni.

Hyvin järjestetty ja hoidettu kirjanpito on järjestön toiminnan jatkuvuuden ja kehittymisen ehdoton edellytys. Hyvin suunnitellut järjestön taloushallinnon prosessit sujuvoittavat arkea.